商务英语写作芮燕萍翻译（商务英语写作芮燕萍翻译：关于商务信函的基础）

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商务英语写作芮燕萍翻译：关于商务信函的基础

了解商务信函的基础组成部分

商务信函是商业活动中必不可少的一部分，用来传达商业信息、交流商业活动或请求商业关系维系。商务信函必须包含以下基础组成部分：信头（letterhead）、日期（date）、收件人信封地址（recipient address）、称呼（salutation）、正文（body）、谢幕（closing）和签名（signature）。

信头是公司抬头信纸，一般包括公司名称、地址、电话和传真号码、邮箱等，对于较正式的商务信函，信头上应包含公司logo。日期应包含月份拼写和完整数字和年份数字。收信人地址要准确无误，包括收件人的姓名和地址，使用准确的称呼可以让信函更具专业性和礼貌性。正文应清晰明了，语言简练、明确、易懂。谢幕语应该包括不同的谢呈，口气应比开头更礼貌。签名通常包括发信人的全名、公司名称、职务和联系方式。

编写商务信函

编写商务信函需要注意以下几点：首先，要确保清楚明了的题目，写明信的具体目的。然后，在进行相关的介绍以及细节方面下功夫，语言简练、明了，并用事实来支持你的观点。对于某些关键词或短语，如价格、交货等，最好使用醒目的字或颜色以让读者轻松识别。最后，检查所有细节并确保信函格式和语言正确。

除了这些文本，商务信函通常需要额外的附件，如合同、目录或公司简介等，以帮助读者了解更多细节。确保这些文件在附件中清楚地标明，强调重要的细节或数据，以便读者更加清楚地理解。

商务信函的语言风格

商务信函涵盖多种情况和受众，因此，语言风格应适应不同的读者。总体来说，商务信函应当尊重收信人，采取礼貌和专业的语言风格。特别是对于报道的内容和客户关系的请求，语气应更显得谦虚和礼貌。来信人应该避免使用令人反感的术语、情感和措辞，如过分使用贬低和负面的字眼，否则会影响到这些关系。

在某些情况下，商务信函需要采用不同的格式和语气，比如较正式的商务信函需要采用较为正式、权威的语气。总体来说，商务信函的语言应该明确、短小精悍、清晰明了、有针对性，避免过长、重复、模糊和不必要的内容，让读者更容易理解和接收。

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